Dũng Virgo
Trong nhiều trường học, hồ sơ giáo án, sổ kế hoạch và các loại giấy tờ chuyên môn từng được lưu trữ thành từng chồng dày. Với ban giám hiệu, việc kiểm tra vài trăm cuốn sổ, ghi nhận xét rồi ký duyệt là quy trình tiêu tốn rất nhiều thời gian. Phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử cho giáo dục, có tên eDoc, được phát triển để giải quyết chính bài toán này.
Không chỉ thay thế sổ giấy bằng tài liệu trực tuyến, eDoc còn tổ chức lại toàn bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt, theo dõi và quản lý hồ sơ trong nhà trường. Sản phẩm do Viettel Solutions phát triển đã được triển khai tại hơn 10.000 trường học, có mặt ở 29/34 tỉnh, thành phố và phục vụ hơn 600.000 người dùng.
Bắt đầu từ bài toán thực tế trong trường học
Trong giai đoạn 2020-2021, khi các quy định về hồ sơ điện tử trong giáo dục lần lượt được ban hành, đội ngũ Viettel Solutions không bắt đầu bằng việc xây dựng một hệ thống phần mềm trên giấy. Các kỹ sư dành thời gian khảo sát hoạt động tại bốn cấp học gồm mầm non, tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông.
Cách tiếp cận này giúp nhóm phát triển nhận diện rõ hai nhu cầu lớn. Thứ nhất là giảm khối lượng công việc hành chính cho giáo viên và nhân sự trực tiếp lập hồ sơ. Thứ hai là tạo công cụ để nhà trường cũng như các cấp quản lý có thể theo dõi hoạt động một cách liền mạch, thay vì phải kiểm tra thủ công từng tập tài liệu.
eDoc được đưa vào sử dụng từ năm 2022 với mục tiêu số hóa quy trình quản lý hồ sơ, sổ sách và tài liệu tại các cơ sở giáo dục. Hệ thống có thể phù hợp với nhiều mô hình vận hành, từ quản lý tập trung, quản lý phân tán đến mô hình kết hợp giữa hai cách thức này.
Từ hàng trăm cuốn sổ đến vài thao tác trên hệ thống
Điểm đáng chú ý của eDoc nằm ở khả năng quản lý chi tiết từng thành phần trong quy trình. Người phụ trách có thể theo dõi file hồ sơ, người thực hiện, đơn vị liên quan và trạng thái xử lý. Cấp quản lý cũng có thể quan sát tiến độ của từng cá nhân hoặc toàn bộ đơn vị trực thuộc từ một hệ thống thống nhất.
Trong cách làm truyền thống, một hiệu phó ở trường mầm non có thể phải nhận xét và ký duyệt sổ của hàng chục, thậm chí hàng trăm giáo viên mỗi tuần. Mỗi hồ sơ lại cần được mở riêng, kiểm tra, nhập nhận xét và ký xác nhận. Khi số lượng giáo viên tăng sau quá trình sáp nhập trường, quy trình này càng trở nên nặng nề.
Với eDoc, nội dung nhận xét có thể được áp dụng cho nhiều hồ sơ cùng lúc. Người duyệt không cần mở và chỉnh sửa từng file riêng lẻ mà vẫn có thể thực hiện phê duyệt hàng loạt. Đây là thay đổi mang tính thực tế, bởi phần mềm không chỉ lưu trữ tài liệu mà còn rút ngắn những công đoạn lặp đi lặp lại trong công việc hằng ngày.
Hệ thống cũng cho phép các đơn vị chủ động thiết lập hoặc điều chỉnh quy trình theo nhu cầu. Mỗi trường có thể có cách phân công, kiểm tra và phê duyệt khác nhau, vì vậy việc không bị giới hạn bởi một quy trình cứng giúp eDoc dễ thích ứng hơn với thực tế vận hành.
Lợi ích được chia theo từng nhóm người dùng
Giáo viên giảm thao tác thủ công
Đối với giáo viên, hồ sơ điện tử giúp giảm phụ thuộc vào giấy tờ, việc in ấn và các lần di chuyển để trình ký. Công việc có thể được xử lý linh hoạt trên nhiều thiết bị và vào thời điểm phù hợp, thay vì phải gắn với một tủ hồ sơ hoặc một khung giờ hành chính cố định.
Thời gian tiết kiệm được có thể dành cho việc chuẩn bị bài giảng, tổ chức hoạt động trên lớp và trao đổi chuyên môn. Đây cũng là lý do việc số hóa hồ sơ cần được nhìn nhận như một công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành file điện tử.
Nhà trường tối ưu chi phí vận hành
Ở cấp trường, eDoc góp phần cắt giảm nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, không gian lưu trữ và công sức bảo quản hồ sơ. Việc tìm kiếm tài liệu cũng thuận tiện hơn so với cách phải lật từng tập giấy hoặc kiểm tra nhiều tủ lưu trữ.
Khi trạng thái xử lý được cập nhật trên hệ thống, cán bộ phụ trách có thể nhanh chóng nhận biết hồ sơ nào đã hoàn tất, hồ sơ nào đang chờ xử lý và hồ sơ nào cần bổ sung. Điều này giúp nhà trường chủ động hơn trong công tác kiểm tra, thay vì chỉ phát hiện thiếu sót vào cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu tổng hợp.
Cấp quản lý có góc nhìn xuyên suốt
Với các cấp quản lý giáo dục, việc theo dõi hồ sơ từ tổng thể đến từng chi tiết là một trong những giá trị quan trọng của nền tảng. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra tiến độ của nhiều đơn vị mà không cần chờ báo cáo thủ công từ từng trường.
Nhờ dữ liệu được tập trung và phân loại theo cấp, đơn vị, người dùng, cán bộ quản lý có thể làm việc chủ động hơn. Quy trình kiểm tra cũng minh bạch hơn khi trạng thái và lịch sử xử lý được thể hiện rõ trong môi trường điện tử.
Thiết kế để phù hợp với nhiều vùng miền
Số hóa giáo dục không chỉ là bài toán xây dựng tính năng. Một phần khó khăn khác nằm ở sự khác biệt về điều kiện triển khai và khả năng tiếp cận công nghệ của người dùng. Khi eDoc được đưa tới các địa phương miền núi như Điện Biên, Sơn La và khu vực Yên Bái cũ, nhóm phát triển phải tính đến việc giáo viên có độ tuổi, kinh nghiệm và mức độ quen thuộc với phần mềm không giống nhau.
Thay vì yêu cầu người dùng thích nghi với một hệ thống phức tạp, hướng phát triển được lựa chọn là làm cho sản phẩm đơn giản và dễ tiếp cận nhất có thể. Các thao tác được tối ưu để người dùng ở nhiều độ tuổi, tại nhiều khu vực, có thể sử dụng mà không phải trải qua quá trình học tập quá nặng nề.
Triết lý này tương đồng với xu hướng phát triển công nghệ lấy người dùng làm trung tâm, trong đó hiệu quả không chỉ được đo bằng số lượng tính năng. Một hệ thống có nhiều công cụ nhưng khó dùng sẽ khó tạo ra giá trị lâu dài; ngược lại, những thao tác đơn giản và phù hợp với công việc thực tế có thể tạo ra tác động rõ rệt hơn.
Bảo mật và khả năng kết nối
Bên cạnh quản lý quy trình, eDoc chú trọng việc phân quyền và bảo vệ dữ liệu. Hồ sơ có thể được tổ chức theo cấp quản lý, đơn vị và tài khoản người dùng, giúp giới hạn quyền truy cập theo vai trò trong tổ chức.
Dữ liệu khách hàng được Viettel trực tiếp bảo vệ. Cách phân quyền này có ý nghĩa đặc biệt trong môi trường giáo dục, nơi hệ thống phải phục vụ nhiều nhóm người dùng và lượng tài liệu lớn, đồng thời vẫn cần kiểm soát ai được xem, chỉnh sửa hoặc phê duyệt hồ sơ.
eDoc cũng không buộc các trường phải sử dụng một phần mềm quản lý nhà trường cụ thể. Nền tảng có thể kết nối và hoạt động độc lập, qua đó giúp đơn vị lựa chọn cách triển khai phù hợp với hệ thống đang có thay vì phát sinh thêm sự phụ thuộc vào một giải pháp duy nhất.
Giải Vàng Stevie Awards 2026
Những kết quả trong quá trình triển khai đã giúp eDoc nhận được sự ghi nhận tại Giải thưởng Kinh doanh Quốc tế năm 2026. Sản phẩm vượt qua hơn 3.400 hồ sơ đề cử đến từ 82 quốc gia và vùng lãnh thổ để giành Giải Vàng Stevie Awards ở hạng mục Sản phẩm vì cộng đồng xuất sắc.
Giải thưởng này phản ánh một hướng tiếp cận đáng chú ý: công nghệ tạo ra ảnh hưởng xã hội không nhất thiết phải bắt đầu từ những hệ thống phức tạp hay các tính năng gây ấn tượng về mặt trình diễn. Giá trị có thể đến từ việc giải quyết một công việc vốn lặp lại mỗi ngày, giúp giáo viên và cán bộ quản lý có thêm thời gian cho nhiệm vụ cốt lõi.
Trong trường hợp của eDoc, phía sau vài thao tác xử lý hồ sơ là quá trình khảo sát, đo lường và tối ưu nhiều bước nghiệp vụ. Việc đã được triển khai tại hơn 10.000 trường học cho thấy mô hình này đang được ứng dụng ở quy mô lớn, thay vì chỉ dừng ở một dự án thử nghiệm.
Chuyển đổi số giáo dục vì thế không chỉ là câu chuyện đưa hồ sơ lên mạng. Mục tiêu quan trọng hơn là xây dựng một quy trình dễ sử dụng, an toàn và đủ linh hoạt để hỗ trợ nhiều mô hình trường học. Khi công nghệ giúp giảm gánh nặng hành chính mà không tạo ra gánh nặng sử dụng mới, quá trình số hóa mới có cơ hội phát huy hiệu quả bền vững. Những doanh nghiệp theo đuổi hướng phát triển công nghệ gắn với tác động xã hội có thể tham khảo thêm góc nhìn về công nghệ, niềm tin số và ảnh hưởng của doanh nghiệp.
Windows 11 sắp tự động đổi giao diện sáng tối theo giờ
5 dấu hiệu Zalo có thể đang bị đăng nhập trái phép
Windows 11 gây tranh cãi vì quảng cáo xuất hiện trên hình nền
DLSS 5 chạy trên GPU AMD nhưng hiệu năng còn quá thấp
Google Maps có thể hao pin vì một thiết lập ít ai để ý
Cảnh báo app EVNSPC giả mạo có thể đánh cắp OTP ngân hàng
Windows 11 sắp phân loại độ tuổi để mở khóa tính năng
